南宁学院会计档案管理办法

第一章  总  则

第一条 为加强学校会计档案的管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。学校档案馆（以下称档案管理部门）应对学校会计档案的归档工作进行监督和指导。学校财务处（以下称会计管理部门）应将会计档案工作纳入部门管理制度，纳入会计工作计划、规划，纳入会计管理部门人员的岗位责任制。

第四条  归档的会计档案必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

第二章  会计档案的收集

第五条  会计档案归档范围主要包括但不限于：

（一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

‌第三章  会计档案的归档和移交‌

第六条 学校会计管理部门每年形成的会计档案，按照归档范围和归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后由会计管理部门保管三年，期满后，由会计管理部门编制移交清册，移交学校档案管理部门。

（一）会计管理部门在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册（一式两份），列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容，经会计管理部门负责人审核签字后，向档案管理部门办理移交手续，经档案馆负责人签字后，双方各持一份。

（二）纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。

（三）电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合电子文件归档与电子档案管理的有关规定。

（四）档案管理部门接收电子会计档案时，应当对会计档案的准确性、完整性、安全性、可用性进行检测，符合要求的才能接收。

第四章  会计档案的保管和销毁

第七条 会计管理部门和档案管理部门要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺；属于电子会计档案的，还应当符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的有关规定。

第八条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，对已到保管期限的会计档案，应由学校档案管理部门牵头，组织相关部门或人员共同进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第九条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）由学校档案管理部门编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；

（二）单位负责人、会计管理部门负责人、档案管理部门负责人、档案管理部门经办人、会计管理部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）学校档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与学校会计管理部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

第十条  禁止擅自销毁会计档案。会计档案未经鉴定和批准，不准擅自销毁。

第十一条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，会计档案应当单独抽出立卷，并在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十二条 部门或者个人有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规追究责任。

（一）造成档案丢失无法补救的；

（二）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（三）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（四）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期 未整改的；

（五）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。

第五章  会计档案的查阅、借阅

第十三条 会计档案原则上不得对外单位借出。确因工作需要必须借出的，须会计管理部门及档案管理部门的分管校领导审批同意，办理相关手续后方可借出，并履行登记手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第十四条 如学校其他部门因工作需要，查阅有关的会计档案，应向会计管理部门申请，保管期限未满3年的档案，经会计管理部门负责人审批后，在财务处档案室内查阅；保管期限届满3年且已完成归档移交的档案，须经会计管理部门及档案管理部门负责人联合审批后，在学校档案馆内查阅。对会计档案的查阅、复制和利用应严格办理登记手续，查阅人员严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换篡改和损坏会计档案。

第六章  附  则

第十五条 预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第十六条 本办法由学校会计管理部门和档案管理部门负责解释。

第十七条 本办法自发布之日起实行。

附件：会计档案归档范围和档案保管期限表