南宁学院科学技术研究档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范学校科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术研究档案管理规定》和国家科学技术管理有关法律、行政法规，结合学校科研工作和档案工作实际，特制定本办法。

第二条  科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

第三条  科研档案工作是科研管理的重要组成部分和是科研活动的重要环节，学校档案馆（以下称“档案管理部门”）应集中统一管理本单位科研档案，对本单位科研文件材料的归档工作进行监督和指导；学校科研管理部门、有关单位和科研项目负责人（项目组）应把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作紧密结合。

第四条  科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。

第二章　科研档案材料的收集

第五条  学校档案管理部门应当根据科研内容和科研管理程序，结合科研项目特点确定归档范围。

归档范围主要包括但不限于：

（一）科研文件资料

各级各类科研行政管理文件、科研计划管理文件、科研成果管理文件、科研经费管理文件等。

（二）科研项目材料

项目申报书、任务书（或合同书）、协议书、立项文件、经费结算表、计划调整或其他变更、开题报告、年度进展报告、结题报告、研究成果、结项文件等。

（三）科研成果材料

科研成果奖励申报、审批材料及获奖材料；专利申请授权材料；科技成果转化材料、科技成果登记证书、科技合作材料等；与科研项目相关的学术著作、学术论文或调研报告、咨询报告等。

（四）科研平台建设材料

重点研究基地、研究中心、重点实验室等培育、建设的相关材料。

第三章　科研档案归档和移交

第六条  科研档案归档要求：

（一）归档的科研文件材料应当符合国家有关规范要求。

（二）科研项目完成或中止后，应当对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后及时归档；研究周期长的项目，可分阶段或按年度归档。归档的科研文件材料一般应为原件；如因特殊情况无法提供原件的，可由学校科研管理部门或相应项目负责人统一填写归档材料未提交原件的情况说明，并进行签字确认。

（三）科研项目负责人应当及时将整理好的科研档案报送所在单位科研管理部门，科研管理部门应当明确专人负责科研文件材料的收集、整理、审核，结题验收后按照要求移交学校档案管理部门归档。

第四章  科研档案的日常管理

第七条  学校档案管理部门协助科研管理部门做好科研文件材料收集、整理、归档及科研项目结题验收等工作。科研管理部门要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统，并及时移交科研档案。科研项目负责人对归档科研文件材料的完整性、准确性、系统性负责。

第八条  科研档案应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）进行整理，并开展科研档案数字化。科研电子档案应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）进行整理。

第九条  科研档案的保管应当符合国家有关档案保管的要求，必须有专用库房，库房内应当保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。学校档案管理部门应当定期检查科研档案的保管状况，对破损或变质的档案，要及时修补和复制。涉密科研档案应当按照国家有关规定保管。

第十条  学校档案管理部门应当建立科研档案工作利用和统计制度，按照规定做好科研档案的利用审批和科研档案的统计工作。

第十一条  科研管理部门应当积极推进电子档案管理信息化建设，与学校档案系统相互衔接。归档的科研电子文件及其存储格式、元数据等应当符合国家相关规范要求。

第十二条 科研电子文件的形成、收集、整理、归档及科研电子档案的保管、利用等应当按照国家电子文件归档和电子档案管理的有关规定进行。

第五章  附  则

第十三条 本办法由学校科研管理部门及档案管理部门负责解释。

第十四条 本办法自发布之日起施行。