南宁学院基本建设档案管理办法

第一条 为了提高南宁学院（以下称“学校”）基本建设档案（以下简称基建档案）的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校基本建设和管理工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《建设项目档案管理规范DA/T 28-2018》等国家和自治区有关法律法规，结合学校具体情况，特制定本管理办法。

第二条 基建档案是指在学校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文件、图纸材料、图表、声像、照片、实物等各种载体的文件材料。

第三条 南宁市城建档案馆和学校档案馆是基建档案永久保存基地。后勤保障与基建管理处在基建项目完成后三个月内向南宁市城建档案馆和学校档案馆移交档案，确保档案材料完整、准确、系统、完全和有效利用。

第四条 基建档案管理工作要纳入基建工作计划、制度管理和基建管理工作人员职责范围之中，基建工程与建档工作同步进行，工程竣工验收与工程档案验收同步进行。

第五条 基建档案的归档范围：综合管理、项目前期文件（工程准备阶段文件）、勘察设计文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等，归档范围和保管期限请严格按照《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）执行。

第六条 基建档案的部门立卷

（一）后勤保障与基建管理处应有一名领导分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

（二）后勤保障与基建管理处接到基建项目建设任务后，在推进建设工作的同时布置形成积累基建文件档案材料的任务。

（三）后勤保障与基建管理处分管基建档案工作的负责人应随时了解基建项目主要工程进度，督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

（四）后勤保障与基建管理处的专（兼）职档案员和工程项目负责人应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。基建项目竣工验收时必须有学校档案馆工作人员参加。

（五）后勤保障与基建管理处负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

（六）后勤保障与基建管理处负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。基建档案的收集工作，应与项目建设同步进行，在签订项目合同时，要将对竣工档案的要求纳入合同中，并作为工程验收时的依据之一。学校在与工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

第七条 归档文件的质量要求

（一）归档的工程文件应为原件。

（二）工程文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（三）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（四）工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。

（五）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210nmm）。图纸宜采用国家标准图幅。

（六）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（七）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

（八）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重新绘制竣工图。

（九）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3--89) 统一折叠成A4幅面（297mmX210mm），图标栏露在外面。

第八条 归档验收

（一）对列入城建档案馆接收范围的工程，组织工程竣工验收前，学校档案馆监督指导后勤保障与基建管理处对准备归档的工程档案进行初步验收。不符合工程档案验收接收条件的项目，不得组织工程竣工验收。工程项目竣工备案后，取得学校档案馆出具的基建项目工程档案收集的初步意见，再提请当地的城建档案馆对工程档案验收入库；提交当地城建档案馆的基建项目全部材料应同时移交学校档案馆存档一套。

（二）对未列入城建档案馆接收范围的工程，组织工程竣工验收前，学校档案馆监督指导后勤保障与基建管理处对准备归档的工程档案进行初步验收。不符合工程档案验收接收条件的项目，不得组织工程竣工验收。工程项目竣工备案后，提请学校档案馆对工程档案验收入库。

（三）学校所属市、自治区及国家级重大基建工程、重要修缮项目等项目验收前，由后勤保障与基建管理处牵头告知学校档案馆，学校档案馆联系上级档案主管部门，组织验收工作，对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的，不得安排工程竣工验收工作。

（四）凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理完毕后应先由后勤保障与基建管理处及时归档；待工程项目竣工后，所有工程项目档案在竣工验收合格后3个月内移交学校档案馆归档。

（五）移交时填写基建档案移交目录一式两份，连同案卷经学校档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

第九条 基建档案的管理

（一）竣工验收合格后的基建档案由学校档案馆集中统一管理。属于本校基建项目的基建档案一般为永久保存。

（二）为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、加固和管理过程中，工程发生变更时，必须按要求完善审批手续。

（三）基建档案主要供本校利用，如外单位需查阅，须经后勤保障与基建管理处领导和档案馆领导批准，方可查阅。

（四）基建档案原则上不借出，如确需借出，须经学校后勤保障与基建管理处领导和档案馆领导共同批准，方可借出。借出档案必须按规定时间归还（一般为7个工作日，特殊情况除外）。造成基建档案丢失者，追究其责任。

第十条 本办法由学校后勤保障与基建管理处和档案馆负责解释。

第十一条 本办法自公布之日起施行。

附件：1.基建类档案归档范围和保管期限表

2.南宁学院建设项目文件归档范围和保管期限表