南宁学院档案管理办法（修订）

第一章 总  则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学校各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部、档案局令第27号）等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、社会及个人有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。

第三条 档案工作实行统一领导、集中管理原则，维护档案完整与安全，便于学校和社会利用。

第四条 档案是对学校发展历史过程的反映和记录，是学校的宝贵财富。学校所有单位和个人都应遵守有关法律法规，履行保护和移交档案的义务，享有依法利用档案的权利。

第二章 档案机构及其职责

第五条 学校档案工作由校长领导，一名校领导分管档案工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划及年度工作计划，促进档案工作与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、建设档案事业所需设备及经费；

（四）听取档案部门工作汇报，研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，负责全校档案工作，校内各单位档案工作接受档案馆的业务指导、监督和检查。

第七条 学校档案馆的主要职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）组织制订并实施学校档案工作有关规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行指导、监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护全校的各类档案及有关资料，做好档案立卷归档以及安全保密工作；

（四）负责编制各种检索工具，建立和健全各项管理制度，积极开展档案的开发利用工作，为学校和社会服务；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）负责档案的鉴定和统计工作，对已超过保管期限的档案提出存毁意见；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训，建立和健全学校档案工作网络；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和业务交流活动。

第八条 档案馆应配备与档案工作规模相应数量的专职档案工作人员。专职档案工作人员应具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。

第九条 学校各单位确定一名负责人分管本单位的档案工作，配备至少一名专（兼）职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。

第十条 档案工作人员应当遵纪守法，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，勇于创新，不断提高管理和服务水平。同时，档案工作人员可以实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十一条 各单位档案工作的基本职责是：

（一）按照学校有关规定做好本单位文件材料的收集、整理和保管等工作；

（二）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向档案馆移交；

（三）对按照规定不向档案馆移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用；

（四）接受档案馆的业务指导、监督和检查，维护本单位档案、材料的完整与安全。

第三章 档案的收集与归档

第十二条 档案工作要与学校其他各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十三条 根据上级档案工作法规和学校实际，档案馆要编制学校各类档案归档范围和保管期限表，各单位对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案文件材料要进行同步归档。文件材料的归档范围是：　　

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种文件材料、会议记录及纪要，工作中形成的各类请示、报告、批复、报表等，上级有关学校党群管理的文件材料；

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种文件材料、会议记录及纪要，各行政管理部门工作中形成的各类请示、报告、批复、报表等，上级有关学校行政管理的文件材料；　　

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等；

（四）教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动过程中形成的有关教学管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面的文件材料，学院级教学档案参照《南宁学院教学档案整理方案》（南院教〔2015〕44 号）执行；　

（五）科研类：主要包括学校在科学研究管理和科学研究实践活动中直接形成的有关科研管理、研究课题科研准备、研究试验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料，按国家档案局、中华人民共和国科学技术部于2020年9月11日公布的《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号 ）执行；　　

（六）基本建设类：主要包括学校在基建管理和工程项目建设过程中直接形成的项目文件材料，按国家档案局发布的《DA/T 28-2018 建设项目档案管理规范》执行；

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在论证、采购、招标、验收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；

（九）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、校报、校史、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书正式出版物等；

（十）外事类：主要包括学校师生因公临时出国（境）参加国际会议或进行考察、讲学、合作研究、学习进修的材料，学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、学生等的材料，学校授予国（境）外人士名誉职务、学位、称号等材料；

（十一）实物类：主要包括学校获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册，上级领导、知名人士、有关单位赠送给学校的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品，学校组织的各种重大活动中形成的纪念品，机构成立以来的使用过的牌、匾、公章等；

（十二）财会类：主要包括学校在财务管理和会计核算活动中形成的，有关财务综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等材料，按中华人民共和国财政部、国家档案局于2015年12月11日公布发布的《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）执行；

（十三）人事类：人事档案内容及分类按照中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》执行；

（十四）声像档案类：反映学校各项重大活动的录像、照片、会议的录音等声像材料，其他具有保存价值的声像材料。

第十四条  应当归档的材料，各单位应按照有关规定定期向档案馆移交。任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。不属于归档的材料，禁止擅自归档。

第十五条　归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料要齐全完整。破损文件应予修复；

（二）有序整理归档文件材料，要遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系；

（三）归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚，应用黑色耐久笔书写；

（四）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、主要内容和责任者。

第十六条　归档时间和手续：

（一）学校各单位按年度归档的文件材料一般应在次年5 月底以前归档；对应当保密或限制使用的档案材料在向档案馆移交时，必须予以说明；

（二）学校科研和专题性、成套性档案应当在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成通过竣工验收后3个月内归档；

（三）重大活动档案应在活动结束后1个月内归档；

（四）人事档案材料在材料形成之日起1个月内归档；

（五）学生个人档案在其毕业离校前1个月内归档；

（六）移交档案必须履行相关手续，填写文件目录和移交清单，一式两份，写明移交内容、移交数量、移交时间，交接双方必须签名盖章；

（七）随时接收上级规定应接收的档案。

第十七条 学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前，由业务主管部门牵头告知档案馆，档案馆联系上级档案主管部门，组织验收工作，对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的，不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报（评）奖工作。

第四章 档案的管理

第十八条 学校档案事业所需经费由档案馆统筹安排，列入学校年度预算。

第十九条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案用房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的，按照《档案馆建设标准》的要求及时进行维修、改扩建或者新建。

第二十条 学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，有计划地为档案馆配置档案管理现代化、服务网络化的设备设施，积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第二十一条 学校应支持档案馆不断推进传统载体档案数字化。对已经实现数字化的，档案馆应对档案原件妥善保管。

第二十二条 学校档案馆应加强对涉密档案的管理。关于涉密档案密级的变更和解密，需严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的相关规定办理。

第二十三条 档案馆要建立档案统计、检查、借阅和审批制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行检查和统计；建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防磁、防高温、防强光等措施，确保档案安全。

第二十四条 档案馆要组织做好档案的鉴定工作，对保管期已满及已达开放期限的档案进行鉴定，提出销毁、开放或延长保管期限的意见。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，编制清册，报分管校领导审批，按规定销毁，销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第五章 档案的利用

第二十五条 档案馆工作人员要熟悉馆藏，主动提供利用，当好学校领导、有关部门的参谋和助手，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。

第二十六条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理相关手续。加盖档案证明章的档案复制件或电子档案凭证，与原件具有同等效力。

第二十七条 利用档案要遵循如下原则：

（一）凡持有合法证明的单位和个人，在注明利用档案的目的和范围后，可按规定查阅利用档案；

（二）档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公务和公益目的的，不得收取费用；

（三）向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以维护；

（四）境外组织和个人利用学校档案的，应按国家有关规定办理。

第二十八条 学校馆藏档案属下列情况之一者不予开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第二十九条 利用档案中涉及未公开的技术问题，须经档案形成单位或本人同意，必要时报请分管校领导审查批准；涉及重大问题或者国家秘密的，应经分管学校保密工作负责人批准。

第三十条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经档案馆负责人批准。

第三十一条 档案馆应根据学校和社会需要，有计划、有步骤地做好档案资料编研工作，为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第六章 奖励与处罚

第三十二条 根据学校的考核制度和档案人员岗位职责，对学校各单位的档案工作进行定期检查和评比，对出色完成工作任务的部门给予表彰奖励；对没有完成归档任务或造成档案损失的部门和责任人视情节轻重，根据有关规定给予教育或处分。

第三十三条 有下列事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰：

（一）在档案的收集、整理、提供利用中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理中做出显著成绩的；

（三）在档案学及档案史料研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》规定的程序和处理方法予以处分。

第三十五条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（七）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十六条 本办法如与上级有关管理办法抵触，则按上级有关管理办法执行。

第三十七条 本办法由档案馆负责解释。

第三十八条 本办法自公布之日起施行，学校2015年印发的《南宁学院档案管理办法（试行）》（南院〔2015〕12 号）同时废止。